Wedding planner merupakan seseorang yang bekerja secara profesional dengan mendesain, merencanakan, dan memanajemen suatu acara pernikahan. Semua dikerjakan, mulai dari mengatur pertemuan dengan vendor, pertemuan keluarga, hingga persiapan untuk perawatan bagi para calon pengantin.
Wedding planner merupakan salah satu pilihan terbaik apabila dari kedua calon mempelai tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengurus rancangan acara yang akan dilaksanakan. Bagi calon mempelai yang cukup sibuk bisa menyerahkan rancangan dan konsep kepada wedding planner yang mereka percayai. Adapun beberapa dari calon pasangan lebih memilih untuk tinggal menyediakan biaya saja untuk meyakinkan acara pernikahan mereka terorganisir dengan baik.
Menggunakan jasa wedding planner seperti membeli sebuah ketenangan dalam rumitnya persiapan pernikahan, sehingga calon pengantin hanya tinggal memastikan semua keperluan pernikahan sudah tersusun rapi secara detail. Mereka juga mengatur untuk mendesain atau memilih layanan yang tepat, hingga membantu menyiapkan detail dalam perancangan pernikahan yang diinginkan oleh calon pengantin. Di saat banyak klien atau calon pengantin yang menyerahkan detail desain pernikahan mereka pada wedding designer, mereka akan membantu kamu dalam peletakan semua desain itu ke dalam setiap aspek pernikahan. Sehingga, bisa dikatakan kamu nantinya akan membutuhkan dua orang profesional untuk mendesain pernikahan yang kamu inginkan.
Memang, tidak semua orang menggunakan wedding planner. Terutama mengingat selisih harga dari yang menggunakan wedding planner dan tidak menggunakan kadang cukup besar, bisa sampai 25% dari total biaya yang kamu keluarkan tanpa menggunakan jasa mereka. Akan tetapi, orang-orang tetap menggunakan wedding planner, karena kebutuhan-kebutuhan persiapan pernikahan yang terkadang sulit dilakukan tanpa bantuan pihak ketiga. Misalnya saja, saat mengadakan acara pernikahan di tempat yang jauh dari pusat kota dengan akses transportasi terbatas, pengantin atau keluarga pengantin berkebutuhan khusus, susunan acara pernikahan yang lain dari biasanya, sampai ke waktu yang terbatas untuk menyiapkan acara pernikahan.
Berbagai masalah di atas bisa diatasi, karena wedding planner sendiri pastinya sudah memiliki berbagai koneksi vendor yang sudah menjadi rekanan mereka. Selain kamu akan mendapatkan prioritas karena memesan melalui mereka yang kamu pilih, kamu juga bisa menyiapkan pernikahanmu secara remote, alias tidak perlu lagi untuk mengunjungi setiap vendornya satu demi satu. Apalagi, sekarang sudah banyak wedding planner yang menyediakan jasa konsultasi online dan bahkan bisa dihubungi di luar jam kantor. Sehingga, sangat memudahkan untuk kamu yang diburu-buru waktu dan bahkan kesulitan untuk meluangkan waktu, walau untuk pernikahanmu sendiri sekalipun.
Berproses Bersama Wedding Planner
Seorang wedding planner pada umumnya akan mulai melakukan pertemuan dengan klien atau pasangan yang akan menikah untuk mewawancarai pasangan pengantin, agar klien memberi tahu apa yang mereka butuhkan dalam rangkaian acara pernikahan mereka. Kemudian, akan ada beberapa masukan dan konsultasi dengan tujuan untuk memahami acara pernikahan seperti apa yang diinginkan oleh pasangan tersebut. Diskusi tidak hanya mengenai hari utama acara pernikahan saja, tetapi juga acara lainnya di luar acara utama, contohnya acara siraman.
Pihak wedding planner akan bertanya juga mengenai budget yang sudah dipersiapkan oleh pasangan pengantin. Persiapan biaya juga sangat penting untuk dibahas, hal ini juga untuk menyesuaikan konsep dan tema dari calon pengantin apakah kurang, cukup, atau lebih. Di samping itu juga akan berdiskusi mengenai jumlah tamu yang diperkirakan untuk menghadiri acara pernikahan guna menyiapkan beberapa kemungkinan hal-hal yang tidak terduga. Biaya yang dibutuhkan untuk menyewa wedding planner juga tidak murah. Beberapa wedding planner memasang harga atau biaya tetap berdasarkan tingkatan dari permintaan dari calon pengantin. Bisa jadi pemilihan full service yaitu perancangan acara sejak acara pertunangan hingga acara resepsi pernikahan, partial service atau day-coordination yaitu termasuk membuat wedding timeline, konfirmasi detail dengan vendor dan manajemen biaya pernikahan.
Pelayanan pada jasa wedding planner mengenai logistik dan manajemen acara didiskusikan dengan vendor serta adanya kontrak negosiasi mengenai kesepakatan visualisasi baik acara, tempat dan waktu, dekorasi, dan katering. Pihak wedding planner selalu berupaya untuk sebisa mungkin semua dilakukan secara baik dan serapi mungkin juga disesuaikan dengan budget yang disiapkan dari pihak pengantin. Pastikan selalu berdiskusi dengan pihak penyelenggara agar mendapatkan servis yang memuaskan dan sesuai dengan ekspektasi yang diharapkan.
Untuk kamu yang masih belum tahu apa saja yang harus kamu harapkan dari wedding planner yang telah kamu tunjuk, berikut adalah beberapa tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan oleh wedding planner:
1. Menyiapkan waktu 80 hingga 250 jam
Wedding planner setidaknya harus memiliki waktu minimal 80-250 jam untuk mengatur perencanaan pernikahan yang sudah disepakati dengan calon pengantin. Waktu tersebut nantinya berguna untuk menyiapkan peralatan serta kebutuhan yang harus dipersiapkan pada saat Hari H. Waktu ini juga bisa diperlukan untuk menghadiri pertemuan dengan vendor, dengan pihak keluarga mempelai, dan sebagainya. Pengaturan waktu untuk menyiapkan keperluan pernikahan sangat diperlukan supaya tidak terjadi kesalahpahaman dari berbagai belah pihak. Walau kamu menginginkan persiapan yang cepat, tak semua vendor mampu menyanggupinya.
Sehingga, waktu 80 sampai 250 jam dianggap waktu efektif yang ideal sebagai masa persiapan pernikahan. Memang, ada banyak pernikahan yang waktu persiapannya lebih lama, bahkan bisa di atas 1000 jam. Semakin lama masa persiapan, bukan berarti efektif, ya! Akan tetapi, memang kalau kamu membuktikan pernikahan yang berdesain rumit dan punya acara adat yang cukup makan waktu, semakin lama masa persiapan akan semakin baik. Karena itulah, supaya kamu tidak menyia-nyiakan ratusan jam yang kamu punya, menyewa wedding planner tidak ada salahnya, bukan?
2. Mengatur vendor dan kontrak negosiasi, jadwal, dan menghadiri seluruh pertemuan dengan vendor.
Sebagai wedding planner, segala persiapan dari pemilihan vendor hingga kontrak negosiasi harus jelas dan rapi, untuk mendapatkan kepercayaan dan memuaskan keinginan klien serta menghindari komplain yang tidak diinginkan. Karena, saat menyewa wedding planner, bukan berarti kamu tidak boleh memilih vendor. Justru kamu bisa memilih dari beragam vendor yang bekerja sama dengan wedding planner yang kamu tunjuk! Ketika kamu sudah punya konsep pernikahan dan sudah mempunyai vendor yang ingin digunakan, kamu bisa mencoba meminta pihak wedding planner untuk menegosiasikan keinginan dan kebutuhan pernikahan, sebagai perwakilanmu! Jadi, sudah tidak perlu pergi sendiri, kamu pun juga bisa mendapatkan pernikahan impian!
3. Membuat detail timeline dan floor plan
Detail timeline dan floor plan merupakan hal yang sangat penting dalam penyusunan acara pernikahan. Wedding planner diharapkan membuat target waktu untuk memaksimalkan persiapan yang harus disediakan saat acara berlangsung. Selain itu, dengan adanya detail timeline bisa membantu wedding planner dan klien untuk membuat daftar ceklis yang sudah dilakukan atau belum dilakukan. Floor plan merupakan denah tempat duduk bagi para tamu undangan. Pembuatan floor plan akan lebih baik apabila daftar tamu dari klien sudah diberikan kepada mereka untuk segera dibuatkan formatnya.
4. Membantu menyesuaikan dan memanajemen budget pernikahan
Tugas sebagai seorang wedding planner juga harus bisa membantu dalam perihal budget atau persiapan biaya pernikahan. Mereka selalu diharapkan memberi saran dan masukkan mengenai konsep acara yang bagus dan bisa mendapatkan harga miring. Sehingga calon pengantin setidaknya masih memiliki budget simpanan untuk pengeluaran hal-hal tak terduga.
5. Mengunjungi bakal calon venue dan memastikan menu
Wedding planner harus mengunjungi daerah-daerah yang akan dijadikan sebagai rekomendasi tempat pernikahan dan acara lainnya. Kondisi venue juga harus dipastikan oleh wedding planner, beserta faktor-faktor lain yang akan mengganggu jalannya acara seperti hujan, angin kencang, bahkan sampai badai. Selain itu mereka juga harus memastikan menu yang disediakan dari pihak hotel atau katering. Menu yang akan ditawarkan ke calon pengantin harus sesuai dengan request yang sudah dibuat saat menunjuk mereka.
6. Mencurahkan pendapat dan mengoordinasikan detail desain
Permintaan desain pernikahan dari calon pengantin memang harus diprioritaskan, tetapi ada saatnya bila nanti setelah melakukan survei menyeluruh terdapat kesan yang tidak baik, mereka sudah siap dengan rencana lain. Perubahan rencana seperti ini ada baiknya langsung dibicarakan dan dikoordinasikan langsung dengan calon pengantin, sehingga dari kedua pihak bisa menentukan detail acara yang diinginkan.
7. Koordinasi denah lokasi dan transportasi
Koordinasi denah lokasi pernikahan dilakukan untuk memastikan kembali tempat yang akan digunakan dan sudah sesuai dengan permintaan klien. Selain itu, akses menuju ke lokasi mudah dijangkau dengan transportasi pribadi maupun umum. Terkadang, mereka juga harus membuat denah dari landmark terdekat menuju venue, terutama bila venue pernikahan yang dipilih memiliki lokasi yang jauh dari kota atau belum terlalu dikenal.
8. Mengatur gladi sebelum acara pernikahan
Wedding planner harus mengecek kembali persiapan yang sudah dilakukan sesuai target detail timeline. Sehingga, sebelum hari H acara dilaksanakan tidak ada kekurangan apapun dan keseluruhan acara berlangsung dengan baik dan sempurna.
9. Memastikan semua yang persiapan sudah sesuai di hari utama pernikahan
Pada Hari H, ada baiknya wedding planner untuk mengecek kembali keseluruhan acara, desain baik tempat dan busana, make up pengantin dan keluarga, menu, dan tempat. Selain itu juga mereka harus memonitor jalannya persiapan calon pengantin hingga jalannya acara pernikahan.
Seorang wedding planner harus mempunyai rencana tambahan atau backup plan. Hal ini, dilakukan untuk berjaga-jaga apabila ada kejadian tak terduga atau di luar ekspektasi. Sehingga mereka terbiasa untuk melakukan briefing dan cross check demi kelancaran acara.
Wedding planner tidak memiliki jadwal tetap seperti pekerja pada umumnya. Mereka biasanya menyelesaikan beberapa pekerjaan yang di luar jam kerja, baik di petang hari atau pada saat akhir pekan untuk menyesuaikan kebutuhan klien mereka. Dari kebanyakan klien yang sering ditemui, beberapa merupakan karyawan yang bekerja sepanjang hari sehingga mereka hanya memiliki waktu luang untuk berdiskusi dengan wedding planner-nya setelah bekerja atau saat akhir pekan.
Disarankan juga, untuk calon pengantin, baik pria maupun wanita, ada baiknya bila kalian mempunyai buku detail timeline untuk persiapan pernikahan. Persiapan dari tamu undangan keluarga maupun kerabat, pemilihan catering, acara dan lain-lain bisa kamu abadikan sekaligus menjadi agenda dan panduan persiapan pernikahan kalian!